Jeśli zwalniasz pracowników, musisz przestrzegać kilku ważnych zasad. Zmniejszysz tym ryzyko dochodzenia roszczeń odszkodowawczych tzw. erstatningskrav.
W Norwegii obowiązują bardzo surowe zasady dotyczące zwalniania pracowników i ważne jest, abyś jako pracodawca nie popełniał błędów, które mogą Cię to sporo kosztować.
Co jako pracodawca może zrobić, aby nie narobić sobie problemów…..? Oto przegląd najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców.
Arbeidsmiljøloven czyli kodeks pracy wskazuje nam wyraźnie co jest uważane za faktyczną podstawę rozwiązania umowy z pracownikiem i co jest wymagane aby sam proces rozwiązania umowy był uważany za ważny.
1. Dokumentacja
Aby zwolnienie pracownika było ważne, musi najpierw istnieć faktyczna podstawa zwolnienia.
Co to zatem znaczy faktyczna podstawa zwolnienia? To na pracodawcy ciąży obowiązek tzw. ciężaru dowodu. Mówiąc wprost – musisz udowodnić, że masz przesłanki do tego aby zwolnić pracownika. Udowodnić mu winę.
Aby to zrobić, konieczne jest posiadanie wystarczającej dokumentacji pisemnej.
Rodzaj wymaganej dokumentacji będzie się różnić w zależności od przypadku. Często jednak konieczne będzie posiadanie pisemnych protokołów ze spotkań personelu, wcześniejszych ostrzeżeń lub innych form informacji zwrotnej, pomiarów wydajności lub na przykład korespondencji z pracownikami.
Poprzez dokumentację przygotuj wszystkie niezbędne informacje dotyczące podstaw do zwolnienia pracownika m.in.: okoliczności, przez które nie wykonuje on należycie swojej pracy, czy otrzymał możliwość poprawy swojego błędu lub w pomoc zrozumieniu danej sytuacji która zaistniała.
Bez wystarczającej dokumentacji bardzo trudno będzie udowodnić, że istnieją podstawy faktyczne do zwolnienia. Czytaj: masz kłopoty !
2. Drøftelsermøte czyli spotkanie dyskusyjne.
Przed podjęciem decyzji o zwolnieniu musisz przeprowadzić rozmowy z pracownikiem. Odbywa się to na tzw. spotkaniu dyskusyjnym.
Bardzo ważne jest, aby dyskusje były prawdziwe. Jeżeli pracownik zostanie zwolniony już podczas spotkania dyskusyjnego lub będzie oczywistym, że decyzja o zwolnieniu została już podjęta, proces zwolnienia może zostać uznany za nieważny.
Dlatego ważne jest, abyś poczekał na ostateczną decyzję o ewentualnym zwolnieniu do czasu zakończenia rozmów. Dopiero po omówieniu spraw spornych z pracownikiem i dokładnej ocenie wszystkich aspektów sprawy będziesz miał wystarczającą podstawę do oceny, czy należy zwolnić pracownika.
3. Forma prawna wypowiedzenia
Gdy pracownik sam składa wypowiedzenie to nie ma żadnych formalnych wymagań co do tego, jakie pismo Ci przedłoży lub co napisze w wypowiedzeniu.
Jednak, gdy to Ty jako pracodawca zwalniasz pracownika, obowiązują Cię surowe wymagania. Przede wszystkim wypowiedzenie musi mieć formę pisemną oraz istnieje kilka warunków dotyczących tego, co musi zawierać wypowiedzenie.
Jeżeli zwolnienie nie spełnia wymogów określonych w Kodeksie pracy, może być uznane za nieważne.
4. Dostarczenie wypowiedzenia
Arbeidsmiljøloven czyli kodeks pracy stanowi, że wypowiedzenie należy przesłać listem poleconym lub doręczyć pracownikowi osobiście.
Nie zalecam wysyłania wypowiedzenia pocztą zwykłą, natomiast nie oznacza to że jeśli wyślesz pocztą zwykłą, wypowiedzenie stanie się nieważne. Nie będziesz jednak w stanie udowodnić, że pracownik otrzymał wypowiedzenie.
Jeśli zrobisz to osobiście, pamiętaj o zdobyciu podpisu od pracownika, aby wykazać, że faktycznie otrzymał wypowiedzenie.
5. Opanuj emocje
Wielu pracodawców spieszy się z decyzją o zwolnieniu pracownika. Bardzo często ukierunkowane jest to złością negatywnymi, emocjami bądź uprzedzeniami. Wielu nie zdaje sobie sprawy z tego, że często mija trochę czasu, zanim masz faktyczne podstawy do zwolnienia.
Bardzo rzadko pracodawca ma możliwość zwolnienia pracownika przy pierwszych błędach ze strony zatrudnionego. W zdecydowanej większości przypadków słabe wyniki, złe zachowanie itp. musiały utrzymywać się przez pewien czas, zanim jako całość będą stanowiły faktyczną podstawę do zwolnienia.
Ważna, a może i najważniejszą rzeczą w procesie zwolnienia pracowników jest dokumentacja.
W przypadku popełnienia błędu w procesie zwolnienia pracownika lub braku podstaw do zwolnienia, istnieje bardzo duże ryzyko przywrócenia pracownika do pracy lub otrzymania roszczeń odszkodowawczych.